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Beschreibung der Aufbau- und Ablauforganisation
Delegation von Pflichten
klare Ablaufbeschreibungen mit Anweisungscharakter
regelmäßige Fortbildungen
Rechtskataster
Diese Elemente können in einem Managementsystem (z. B. ISO 14001, EMAS, BS OHSAS 18001, ISO 50001) zusammengefasst werden – sogenannte gerichtsfeste Organisation.
Rechtskataster
Das Thema Rechtskataster wird oftmals vernachlässigt. Da der Begriff Rechtskataster kein von Institutionen festgelegter Rechtsbegriff ist, gibt es für Rechtskataster unterschiedliche Bezeichnungen: Im norddeutschen Raum wird Rechtskataster in der Regel auch Rechtskataster genannt, im süddeutschen Raum dagegen wird statt Rechtskataster der Begriff Rechtsregister verwendet. Auditoren bedienen sich neuerdings des Begriffs Anforderungskataster. Andere Formulierungen sind Pflichtenheft, Rechtsvorschriftenregister oder Rechtsvorschriftenauflistung. Mit allen Begrifflichkeiten wird das Gleiche gemeint: Rechtskataster ist eine Auflistung von Vorschriften, die für das jeweilige Unternehmen relevant sind. Dies können EU-Vorschriften, Bundesvorschriften, Landesvorschriften, kommunale Vorschriften oder auch DIN-Normen bzw. andere Industrienormen sein.
Mit anderen Worten: Rechtssicherheit und Rechtskonformität sind nur erreich- bzw. durchführbar, wenn alle relevanten Gesetze und Verordnungen bekannt sind und immer in aktualisiertem Zustand vorliegen.
Für Managementsysteme (z. B. ISO 14001, EMAS, BS OHSAS 18001, ISO 50001) ist die Einhaltung des geltenden Umwelt-, Arbeitssicherheits- und Energierechts eine Grundvoraussetzung für die Auditier- und Zertifizierbarkeit.
Entsprechende Hinweise finden sich beispielsweise
in der ISO 14001 (Umweltmanagementsysteme) unter 4.3.2 Rechtliche Verpflichtungen: „Kontinuierliche Ermittlung der Relevanten rechtlichen Verpflichtungen in Bezug auf die Umweltaspekte“,
in der BS OHSAS 18001 (Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagementsysteme) unter Nr. 4.3.2. Rechtliche und sonstige Anforderungen: „Die Organisation muss Verfahren einführen, verwirklichen, und aufrechterhalten, um geltende rechtliche Verpflichtungen und andere Anforderungen, zu denen sich die Organisation verpflichtet hat, zu ermitteln und zugänglich zu machen.“,
in der ISO 50001 (Energiemanagementsysteme) unter 4.4.2 Rechtliche Vorschriften und andere Anforderungen: „Die Organisation muss geltende rechtliche Vorschriften, zu denen sie sich bzgl. ihres Energieeinsatzes, ihres Energieverbrauchs und ihrer Energieeffizienz verpflichtet hat, ermitteln, umsetzen und Zugang zu diesen haben.“ und
in der ISO 19600 (Compliance Managementsysteme) unter Nr. 4.5.1. Identifikation von Compliance Verpflichtungen: „Die Organisation muss ihre Compliance Verpflichtungen identifizieren und ihre Anwendung für ihre Aktivitäten, Produkte und Services feststellen.“ Schwerpunkte der neuen ISO 19600 sind insbesondere Außenwirtschaftsrecht, Datenschutz- und Datensicherheit, Patentrecht, Umweltrecht, Antikorruption, Wettbewerbs- und Kartellrecht, Geldwäscherecht, Arbeitsrecht, Arbeitssicherheit und unternehmensspezifische Themenfelder.
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