Legal Compliance am Beispiel Rechtskataster

Das deutsche Wort für Legal Compliance ist Regelkonformität. Grundsätzlich ist jedes Unternehmen verpflichtet, „compliant“, also rechtskonform zu arbeiten.

Auf der Ebene Umwelt, Arbeitssicherheit und Energie heißt Legal Compliance konkret, dass Unternehmen alle umwelt-, arbeitssicherheits- und energierelevanten Rechtsvorschriften kennen müssen, um sie erfüllen zu können – anderenfalls sind sie unter Umständen nicht in der Lage, ihre Verkehrssicherungspflichten zu erkennen oder zu konkretisieren, und setzen sich unwissentlich haftungsrechtlichen Risiken aus.

Verkehrssicherungspflicht bedeutet, dass derjenige, der eine Gefahrenquelle eröffnet hat oder andauern lässt, verpflichtet ist, die notwendigen Vorkehrungen zu treffen, um Gefahren und Schäden von Dritten abzuwenden. Die rechtlich gebotene Verkehrssicherung umfasst diejenigen Maßnahmen, die ein umsichtiger und verständiger, in vernünftigen Grenzen vorsichtiger Mensch für notwendig und ausreichend hält, um andere vor Schäden zu bewahren.

Um die Verkehrssicherungspflicht zu erfüllen, bedarf es folgender Elemente:

Beschreibung der Aufbau- und Ablauforganisation
Delegation von Pflichten
klare Ablaufbeschreibungen mit Anweisungscharakter
regelmäßige Fortbildungen
Rechtskataster

Diese Elemente können in einem Managementsystem (z. B. ISO 14001, EMAS, BS OHSAS 18001, ISO 50001) zusammengefasst werden – sogenannte gerichtsfeste Organisation.

Rechtskataster
Das Thema Rechtskataster wird oftmals vernachlässigt. Da der Begriff Rechtskataster kein von Institutionen festgelegter Rechtsbegriff ist, gibt es für Rechtskataster unterschiedliche Bezeichnungen: Im norddeutschen Raum wird Rechtskataster in der Regel auch Rechtskataster genannt, im süddeutschen Raum dagegen wird statt Rechtskataster der Begriff Rechtsregister verwendet. Auditoren bedienen sich neuerdings des Begriffs Anforderungskataster. Andere Formulierungen sind Pflichtenheft, Rechtsvorschriftenregister oder Rechtsvorschriftenauflistung. Mit allen Begrifflichkeiten wird das Gleiche gemeint: Rechtskataster ist eine Auflistung von Vorschriften, die für das jeweilige Unternehmen relevant sind. Dies können EU-Vorschriften, Bundesvorschriften, Landesvorschriften, kommunale Vorschriften oder auch DIN-Normen bzw. andere Industrienormen sein.

Mit anderen Worten: Rechtssicherheit und Rechtskonformität sind nur erreich- bzw. durchführbar, wenn alle relevanten Gesetze und Verordnungen bekannt sind und immer in aktualisiertem Zustand vorliegen.

Für Managementsysteme (z. B. ISO 14001, EMAS, BS OHSAS 18001, ISO 50001) ist die Einhaltung des geltenden Umwelt-, Arbeitssicherheits- und Energierechts eine Grundvoraussetzung für die Auditier- und Zertifizierbarkeit.

Entsprechende Hinweise finden sich beispielsweise

in der ISO 14001 (Umweltmanagementsysteme) unter 4.3.2 Rechtliche Verpflichtungen: „Kontinuierliche Ermittlung der Relevanten rechtlichen Verpflichtungen in Bezug auf die Umweltaspekte“,
in der BS OHSAS 18001 (Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagementsysteme) unter Nr. 4.3.2. Rechtliche und sonstige Anforderungen: „Die Organisation muss Verfahren einführen, verwirklichen, und aufrechterhalten, um geltende rechtliche Verpflichtungen und andere Anforderungen, zu denen sich die Organisation verpflichtet hat, zu ermitteln und zugänglich zu machen.“,
in der ISO 50001 (Energiemanagementsysteme) unter 4.4.2 Rechtliche Vorschriften und andere Anforderungen: „Die Organisation muss geltende rechtliche Vorschriften, zu denen sie sich bzgl. ihres Energieeinsatzes, ihres Energieverbrauchs und ihrer Energieeffizienz verpflichtet hat, ermitteln, umsetzen und Zugang zu diesen haben.“ und
in der ISO 19600 (Compliance Managementsysteme) unter Nr. 4.5.1. Identifikation von Compliance Verpflichtungen: „Die Organisation muss ihre Compliance Verpflichtungen identifizieren und ihre Anwendung für ihre Aktivitäten, Produkte und Services feststellen.“
Schwerpunkte der neuen ISO 19600 sind insbesondere Außenwirtschaftsrecht, Datenschutz- und Datensicherheit, Patentrecht, Umweltrecht, Antikorruption, Wettbewerbs- und Kartellrecht, Geldwäscherecht, Arbeitsrecht, Arbeitssicherheit und unternehmensspezifische Themenfelder.

Diese Beispiele machen deutlich, dass die Auflistung von Rechtsvorschriften und ihre Aktualisierung ein ganz existenzielles Thema und die Grundvoraussetzung für die Auditier- und Zertifizierbarkeit sind.

Mindestinhalt eines Rechtskatasters
Dafür, wie ein Rechtskataster aufgebaut sein soll, gibt es keine klaren Vorgaben. Es sollten jedoch mindestens folgende Informationen in einem Rechtskataster enthalten sein:

der umweltrelevante Bereich bzw. die Anlage oder der Anlagenteil, auf den sich die Ausführungen beziehen (z.B. Abfall, Wasser, Gefahrgut, Anlagenrecht)
die Kurzbezeichnung der Rechtsvorschrift (Gesetz, Verordnung, Unfallverhütungsvorschriften, Technische Regelwerke, Hinweisblätter etc.)
Pflichten/Aufgaben, die sich aus den Vorschriften ableiten
Dokumentation der Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften
Angabe eventueller Abweichungen und getroffener Korrekturmaßnahmen
Verantwortlichkeiten und Termine für nächste Überprüfungen

Bei der Formulierung der für das jeweilige Unternehmen relevanten Rechtsverpflichtungen sollte darauf geachtet werden, dass diese auch für Nichtjuristen verständlich ist. Jede Person, die im Rechtsregister eine Verantwortung trifft, muss darüber informiert werden und Zugang zum Rechtskataster haben.

Die Erfahrung zeigt, dass es meistens für Unternehmen noch machbar ist, zumindest eine – wenn auch lückenhafte – Ansammlung von Rechtsvorschriften in einem Rechtskataster zusammenzustellen. Weitaus schwieriger ist es dann allerdings, dieses Rechtskataster einem Auditor auch „schmackhaft“ zu machen.

Wenn der Auditor bei Audits feststellt, dass wichtige Vorschriften nicht bekannt sind, weil sie im Rechtskataster nicht enthalten sind, oder nicht aktuell gehaltene Vorschriften im Rechtskataster findet, die den Schluss zulassen, dass das Rechtskataster nicht korrekt erstellt und gepflegt wurde, dann wird er „nachbohren“ und nach weiteren Abweichungen suchen. Jetzt kann es richtig teuer werden: Dem Unternehmen wird eine Frist gesetzt, innerhalb der es die Abweichungen zu beheben hat. Mit großem Aufwand müssen nun innerhalb kürzester Zeit erhebliche Anstrengungen unternommen werden, um die Abweichungen zu bereinigen und einer möglichen Versagung der Zertifizierbarkeit des Unternehmens entgegenzuwirken. Dies bindet Ressourcen und ist oft nur mit externen – meist teuren – Beratern umzusetzen.

Selbst wenn es jedoch gelingen sollte, den Auditor davon zu überzeugen, dass das Rechtskataster vollständig ist, stoßen Unternehmen nicht selten an ihre Grenzen, wenn es um die Aktualisierung (auch Monitoring genannt) des Rechtskatasters geht. Hier fehlen üblicherweise sowohl die notwendigen Ressourcen als auch das erforderliche Know-how. Es fällt Unternehmen vielfach schwer, die sich aus den Aktualisierungen der Vorschriften ergebenden Rechtspflichten abzuleiten.

Zudem muss ein für das Unternehmen geeigneter Überprüfungsturnus (monatlich, quartalsmäßig, jährlich) festgelegt werden. Achtung: Je länger die Intervalle sind, desto größer ist die Gefahr, relevante gesetzliche Änderungen/Neuerungen zu übersehen.

Und es müssen Verantwortlichkeiten/Zuständigkeiten bestimmt werden: Wer kümmert sich um die Aktualisierung? Wer hat die entsprechende Zeit und das nötige Know-how, neben dem reinen Aktualisierungsprozess auch neue betriebliche, organisatorische, produktionsprozessspezifische oder andere Änderungen wie Standort, Erweiterung, neue Geschäftssparte, Änderung der Verfahren, Einsatz anderer Materialien usw. zu beachten? Derartige Änderungen können dazu führen, dass neue Vorschriften in das Rechtskataster eingepflegt werden müssen. Wer übernimmt diese Aufgabe?

Spätestens jetzt bedarf es professioneller Hilfe. Wir von eco Compliance bieten Unternehmen auf sie zugeschnittene Komplettlösungen an. Wir wählen die für das jeweilige Unternehmen relevanten Vorschriften aus und erstellen ein passgenaues Rechtskataster. Und: Wir halten das Rechtskataster stets aktuell.

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