Pflichtangaben für geschäftliche E-Mails

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Sept 07, 2015

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Hätten Sie's gewusst?

Bereits 2007 trat das „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG) in Kraft. Es enthält Bestimmungen über die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen von Einzelkaufleuten, Personenhandelsgesellschaften und Kapitalgesellschaften. Was viele nicht wissen, ist, dass sich diese Angaben auch auf geschäftliche E-Mails, Faxe etc. beziehen.

Die Pflichtangaben gelten „auf allen Geschäftsbriefen gleichviel in welcher Form“. Davon betroffen sind:

  • Einzelkaufleute (§ 37a HGB)
  • Personenhandelsgesellschaften, z.B. OHG, KG und GmbH & Co. KG (§§ 125a, 177 a HGB)
  • Gesellschaften mit beschränkter Haftung (§ 35a GmbHG)
  • Aktiengesellschaften (§ 80 AktG)
  • Partnerschaftsgesellschaften (§ 7 PartGG, § 125a HGB)
  • Genossenschaften (§ 25a GenG)

Ausgenommen sind Freiberufler, Gesellschaften Bürgerlichen Rechts (GbR) und Einzelunternehmer, die keine Kaufleute sind, für die sich aber ähnliche Pflichten aus anderen Vorschriften, z.B. § 15b GewO ergeben können.

Folgende Pflichtangaben müssen in E-Mails demnach mindestens enthalten und deutlich lesbar sein:

  • der vollständige Firmenname, so wie er im Handelsregister, Partnerschaftsregister oder Genossenschaftsregister (nachfolgend: Register) eingetragen ist
  • der Rechtsformzusatz (z.B. GmbH, KG, Kommanditgesellschaft, OHG, AG, e.K. etc.)
  • der Sitz des Unternehmens (anzugeben ist der satzungsmäßige „Hauptsitz“, auch wenn der Geschäftsbrief z.B. von einer Zweigniederlassung aus verschickt wird)
  • die Registernummer (des Unternehmens, nicht einer etwaigen Zweigniederlassung)
  • das Registergericht (des Unternehmens, nicht einer etwaigen Zweigniederlassung)

Überdies müssen bei GmbH, AG, GmbH & Co. KG, Genossenschaften, OHG und Zweigniederlassungen einer Private Company Limited by Shares (Ltd.) noch zusätzliche Angaben gemacht werden.