1. Identifizieren Sie Ihre Stakeholder

Stakeholder sind alle Organisationen, Personen oder Gruppen, welche auf das berichtende Unternehmen Einfluss haben und/oder durch dessen Aktivitäten betroffen sind. Unterschieden werden können

interne (z. B. Mitarbeiter) und
externe (z. B. lokale Gemeinden) Stakeholder.

Der Nachhaltigkeitsbericht sollte die Informationsbedürfnisse dieser Stakeholder adressieren, um gegenseitiges Vertrauen, Akzeptanz und eine gutes Arbeitsverhältnis zu stärken.

Notieren Sie zunächst, mit welchen Stakeholdern Ihr Unternehmen in Kontakt steht und welche Stakeholder Einfluss auf Ihr Unternehmen ausüben (Key-Stakeholder). Identifizieren Sie auch welche Interessen von den Stakeholdern vertreten werden.

Eine Organisation sollte sich bei der Identifizierung ihrer Anspruchsgruppen die folgenden Fragen stellen (DIN 26000):

Wem gegenüber hat die Organisation gesetzliche Verpflichtungen?
Wer könnte von den Entscheidungen oder Aktivitäten der Organisation positiv oder negativ betroffen sein?
Wer wird voraussichtlich Bedenken zu Entscheidungen und Aktivitäten der Organisation äußern?
Wer war in der Vergangenheit daran beteiligt, als mit ähnlichen Fragen umgegangen wurde?
Wer kann der Organisation dabei helfen, bestimmte Auswirkungen festzustellen?
Wer beeinflusst die Fähigkeit der Organisation, ihren Verantwortlichkeiten nachzukommen?
Wer wäre durch eine Nichteinbeziehung benachteiligt?
Wer innerhalb der Wertschöpfungskette ist betroffen?

Mögliche Stakeholder sind:

Interne Stakeholder:

Mitarbeiter (Interesse: fairer, attraktiver, zukunftsfähiger Arbeitgeber)
Anteilseigner (Interesse: Sicherheit der Geldanlage, Langfristigkeit bei der Investitionsentscheidungen, Öko-Investment, Öko-Fonds)

Externe Stakeholder:

Allgemeine Öffentlichkeit (Interesse: Unternehmen oder Organisation als „guter Bürger“)
NGO (Interesse: je nach NGOs Schwerpunkt: gesunde Umwelt, faire Arbeitsbedingungen etc.)
Kommune/ n (Interesse: langfristiger Steuerzahler, Arbeitgeber, „guter Bürger“)
Nachbarn (Interesse: gesunde, intakte Umwelt)
Behörden (Interesse: umwelt- und arbeitssichere Tätigkeiten)
Kunden (Interesse: verschiedene, u.a. Kauf mit „gutem Gewissen“)
Lieferanten (Interesse: Sicherheit der Warenkredite, eigene Reputation)
Versicherungen (Interesse: Risikominimierung)
Banken (Interesse: Risikominimierung)

Stakeholder
Stakeholder	Interesse am Unternehmen	Einfluss auf das Unternehmen	Wichtigkeit	Qualität des Kontakts	Beeinflussbarkeit	Einstellung zum Unternehmen
Mitarbeiter	hoch – sicherer und gesunder Arbeitsplatz, faires Gehalt	hoch	sehr wichtig	gut	mittel	positiv
Kunden	hoch – gibt keine Konkurrenz in der Umgebung	mittel	sehr wichtig	gut	mittel	positiv
...

2. Stakeholder-Landkarte

In der „Einfluss-Interessen-Matrix“ (engl. „InfluenceInterest-Matrix“) können Sie die für Ihr Unternehmen wesentlichsten Stakeholder übersichtlich darstellen

Die Einordnung der Stakeholder in die Matrix wird Ihnen dabei helfen, zu entscheiden, mit welchen Interessen und Informationsbedürfnissen Sie sich schwerpunktmäßig auseinandersetzen sollten.

3. aktiver Dialog - Stakeholder-Befragung

Für die Befragung stehen Ihnen unterschiedliche Formate zur Verfügung – von persönlichen Expertengesprächen, runden Tischen („Stakeholder Dialog“) bis hin zu Online- oder Telefonbefragungen.

Die aktive Dialogphase zur Bestimmung der Anforderungen von Key-Stakeholdern starten mit der Ankündigung durch Pressemeldungen, Mitteilungen, Webseite und direktes Ansprechen bzw. Anschreiben. Die Beziehung zu Kunden, Lieferanten, Geldgebern, Versicherungen und Behörden gehört zum unternehmerischen Alltag. Das Erweitern der Kommunikation um nachhaltigkeitsbezogene Themen ist bei den „direkten“ Kreisen (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter etc.) i.d.R. unproblematisch, schwieriger ist die Kommunikation für und mit externen Stakeholdern, die nicht direkt zum Geschäft gehören. Das Ermitteln von deren Anforderungen kann u.a. durch Mailings an Unternehmen, über die Medien oder Soziale Netzwerke erfolgen und sollte auf zuvor festgelegten Verfahren (Engagementlevel) beruhen.

Zusammenfassung und Analyse

In einem nächsten Schritt sollten die gewonnenen Erkenntnisse über Anforderung der Stakeholder zusammengefasst, systematisiert und analysiert werden. Dafür ist z.B. die Anwendung einer ExcelMatrix geeignet. Sie erleichtert die Datenpflege und -aktualisierung. Ergebnis der ersten Dialogphase sind Erkenntnisse, welche Stakeholder den größten Einfluss auf das Unternehmen haben (Key-Stakeholder) und welche Themen für sie am wichtigsten (EXTERN WESENTLICH) sind (Prinzipien der Inklusivität und Wesentlichkeit). Ergebnisse der Stakeholderanalyse dienen als Grundlage für das Festlegen der Bilanzgrenzen und liefern ein Bild der Stakeholdererwartungen an die Organisation.

Stellen Sie die Einbindung Ihrer Stakeholder in Ihren Berichtsprozess anschließend transparent in Ihrem Nachhaltigkeitsbericht dar.

Konsequenzen und Maßnehmen kommunizieren

In einer zweiten Phase sollten die Konsequenzen aus den Erkenntnissen der ersten Phase definiert, Maßnahmen abgeleitet und die erzielten Ergebnisse an die Stakeholder kommuniziert werden. Dafür werden erst in einer weiteren Abstimmung interner und externer Interessen der Organisation u. a. die Stakeholderthemen definiert, die für die Nachhaltige Entwicklung maß- geblich (WESENTLICH) sind. Für diese Themen werden Ziele definiert und daraus Maßnahmen abgeleitet und umgesetzt. Das stellt sicher, dass ein weiteres unerlässliches Prinzip für das Durchführen des Stakeholderdialogs – die Reaktionsbereitschaft – erfüllt wird. Ziele und Maßnahmen werden in einem Managementprogramm festgehalten, das nach den allgemeinen MS-Regelungen zu erstellen ist, d.h. jeder Maßnahme sollte eine Frist und Verantwortlichkeit zugewiesen werden. Abschließend werden die Konsequenzen und der Umsetzungsstatus der entsprechenden Maßnahmen an die Stakeholder kommuniziert.

Beispiele für Stakeholderdialog

Beispiele für Stakeholder	Beispiele für den Kommunikationsweg	Erwartungen
Kunden	monatlicher Newsletter, Fragebögen, regelmäßige Erfahrungsaustausche, jährlicher Kundentag, Kundenzeitung, Mailings, Seminare	Vertrauen, Unparteilichkeit, höchste Qualität, Umweltfreundlichkeit, soziales Engagement, Preiswürdigkeit, klare Angebote
Mitarbeiter	wöchentliche Teammettings per Skype, monatliche Teamrunden, zweijährliche Mitarbeiterabende und jährliches Mitarbeiterwochenende, Einzelgespräche bei Bedarf (auf Wunsch auch mit GF), regelmäßige Online-Validierungen, interne Schulungen, Betriebsversammlungen, Vorträge und Workshops, Mitarbeiter-Zeitung, Events, Veröffentlichungen und Präsentationen im Intra- und Internet	Gute Arbeitsbedingungen, gutes Arbeitsklima, faire Entlohnung, Möglichkeit zur aktiven Mitgestaltung, Weiterbildung und Karrierechancen, Umweltfreundlichkeit und soziales Engagement, Arbeitsplatzsicherheit, Anerkennung
Geschäftspartner	stetige Geschäftskommunikation, Newsletter, Erfahrungsautausch	Qualität, Vertrauen, Kommunikation, Kooperation, Fördern des Mitarbeiterengagements, Berücksichtigen sozialer Belange, personelle und wirtschaftliche Stabilität und Profitabilität, Compliance, Marktausbau und -profilierung
Beirat	halbjährliche Sitzungen	Ausgewogenes Wachstum, vorausschauende Planung, Unparteilichkeit und Objektivität
Behörden (BAFA)	regelmäßige Gremienarbeit, Tagungen, jährliches Auditieren der Tätigkeiten seitens der Behörden	Compliance, Input für Weiterentwicklung relevanter Normen und Verfahren, Umsetzen gesetzlicher Vorgaben
Gesellschaft - wirtschaftliche Akteuere	Kooperationen, Vorträge, Workshops, Publikationen	Offene Kommunikation, Einbringen unserer Expertise, finanzielle Beiträge
Gesellschaft - soziale Institutionen	Zusammenarbeit mit sozialen Einrichtungen, Veröffentlichungen zu Sachthemen	Übernehmen von Verantwortung und Engagement, Weitergabe des Wissens, Einhalten von gesetzlichen und behördlichen Anforderungen

Interne Kommunikation

Sollen Mitarbeiter (und alle für sie tätigen Personen) in die Nachhaltige Entwicklung der Organisation einbezogen werden?
Gibt es einen Dialog mit Mitarbeitern zu Inhalten der Nachhaltigkeitsstrategie und deren Bedeutung?
Werden Mitarbeiter nach ihrer Meinung zur Nachhaltigkeitsstrategie, sowie um weitergehende Anregungen gebeten?
Werden die Ergebnisse dieser Befragung von der OL bewertet und ggf. die Nachhaltigkeitsstrategie angepasst?

Das Einführen einer systematischen Mitarbieterbefragung mit Auswertung und Analyse der Ergebnisse ist essentiell. Es dient nicht nur als Feedback, sondern auch als Beweis, dass die Anregungen und Kritik von der OL erwünscht sind und dass auf alle Ergebnisse eingegangen wird. Nur dann werden Aktivitäten seitens der OL von den Mitarbeitern als glaubwürdig und ernst wahrgenommen.

4. Wesentlichkeitsmatrix

Gegnüberstellung der internen Erwartungen und der Anforderungen der Stakeholder

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