Umfassende Option

G4-58:

Interne und externe Verfahren für die Meldung von Bedenken in Bezug auf ethisch nicht vertretbares oder rechtswidriges Verhalten

Beispiel

Nennen Sie die internen und externen Verfahren für die Meldung von Bedenken in Bezug auf ethisch nicht vertretbares oder
rechtswidriges Verhalten sowie Anliegen der Integrität, wie z. B. Eskalation durch Linienmanagement, Verfahren zur Aufdeckung von Missständen oder Hotlines

Beispiel 1:

Verfahren zur Meldung von unethischem oder gesetzeswidrigem Verhalten

Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben oder interne Regelungen, insbesondere mit Bezug auf Korruption, können über ein konzernweites Hinweisgebersystem an die zuständigen Compliance Officer oder an einen externen Ombudsmann gemeldet werden. Diese nehmen Hinweise sämtlicher Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der XY oder Dritter entgegen, die den Verdacht auf solche Verstöße begründen.

Beispiel 2:

In allen ... Unternehmen weltweit gibt es nationale Kontaktpersonen für ethische und rechtliche Fragen, unsere Ethical Compliance Manager. Sie sind vertrauenswürdige Ansprechpartner für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, untersuchen potenzielle Verstöße – entsprechend der jeweiligen nationalen Gesetzgebung und unseren weltweiten Richtlinien – umfassend und berichten diese direkt an den übergreifenden Ethical Compliance Manager der ... Company. Über das Online-Portal sowie eine kostenfreie Hotline können unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, aber auch externe Parteien, zudem mögliche Verstöße und Befürchtungen – auf Wunsch anonym – an die unabhängige Serviceorganisation EthicsLine melden.
Auch dank dieses Systems kam es in Deutschland 2013 weder zu Beschwerden wegen Datenschutzverstößen noch zu monetären oder nicht monetären Strafen, Klagen, Bußgeldern oder Fällen von Diskriminierung. Es gab keine Geschäftstätigkeiten, die die Vereinigungsfreiheit oder das Recht zu Kollektivverhandlungen gefährdeten oder das Risiko von Menschenrechtsverletzungen oder Zwangs- oder Pflichtarbeit beinhalteten. Auch die Gefahr der Inanspruchnahme von Kinderarbeit konnte ausgeschlossen werden.

Orientierungshilfe

Die Erläuterung der internen und externen Verfahren für die Meldung von Bedenken in Bezug auf ethisch nicht vertretbares oder rechtswidriges Verhalten sowie Anliegen der Integrität der
Organisation kann Folgendes beinhalten:

Wer trägt die Gesamtverantwortung für die Meldeverfahren
Gibt es von der Organisation unabhängige Meldeverfahren
Verfügbarkeit und Erreichbarkeit der Meldeverfahren für Beschäftigte und Geschäftspartner (z. B. Gesamtstunden/Tag, Tage/Woche, Verfügbarkeit in den jeweiligen Landessprachen).
Sind Angestellte, Geschäftspartner und andere Stakeholder über die Meldeverfahren informiert und wenn ja, wie?
Gibt es für Angestellte und Geschäftspartner Schulungen zu den Meldeverfahren?
Werden Bedenken vertraulich behandelt?
Lassen die Verfahren (im Rahmen des gesetzlich Zulässigen) eine anonyme Meldung von Bedenken zu?
Hat die Organisation eine Richtlinie gegen Vergeltungsmaßnahmen?
Verfahren, mit dem Bedenken nachgegangen wird.
Gesamtanzahl der im Berichtszeitraum vorgebrachten Bedenken einschließlich Prozentsatz der Fälle, die im Berichtszeitraum bearbeitet, gelöst und als nicht begründet befunden wurden, sowie Art der gemeldeten Fehlverhalten.
Zufriedenheitsgrad derjenigen, die die Meldungsverfahren in Anspruch genommen haben.

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