Verfahren zur Beratung bezgl. ethischem und gesetzeskonformem Verhalten

Nach der Einführung eines professionellen Antikorruptionssystems im Jahr 2007 hat sich die XY im Jahr 2010 entschlossen, eine eigenständige dezentrale Compliance-Organisation aufzubauen: Der Zentralbereich Governance & Compliance bündelt und koordiniert alle Compliance-relevanten Aktivitäten innerhalb der XY. In den Geschäftseinheiten und den Landesgesellschaften steht jeweils ein Compliance Officer als kompetenter Ansprechpartner zur Verfügung.

Das Ziel des Compliance-Management-Systems (CMS) der XY ist, Verstößen gegen gesetzliche und unternehmensinterne Regelungen vorzubeugen und dadurch Schaden vom Unternehmen sowie persönliche Haftung von Unternehmensorganen und Mitarbeitern abzuwenden. Zur Erreichung dieses Ziels besteht ein Compliance-Programm, das eine Vielzahl von präventiven Maßnahmen, wie die Durchführung von Risk Assessments Schulungen und Beratung, umfasst.

Die Erläuterung der internen und externen Verfahren zu ethischem und gesetzeskonformem Verhalten sowie zu Anliegen der Integrität der Organisation kann Folgendes beinhalten:

• ŸŸWer trägt die Gesamtverantwortung für die Beratungsverfahren?
• Gibt es von der Organisation unabhängige Beratungsverfahren?
• Sind Beschäftigte, Geschäftspartner und andere Stakeholder über die Beratungsverfahren informiert und wenn ja, wie?
• ŸŸWie ist es bestellt um die Verfügbarkeit und Zugänglichkeit der Beratungsverfahren für Beschäftigte und Geschäftspartner (z. B. Gesamtstunden/Tag, Tage/Woche, Verfügbarkeit in den jeweiligen Landessprachen)?
• ŸŸWerden Beratungsgesuche vertraulich behandelt?
• Lassen die Beratungsverfahren anonyme Beratungsgesuche zu?
• Gesamtanzahl der über die Beratungsverfahren der Organisation eingegangenen Beratungsgesuche im Berichtszeitraum einschließlich Prozentsatz der Anfragen, die im Berichtszeitraum eingingen, sowie eine Beschreibung der Arten der eingegangenen Anfragen.
• Zufriedenheitsgrad derjenigen, die die Beratungsverfahren in Anspruch genommen haben.